OPEN / MAKE

Ecco alcuni tra i più comuni comandi per l’utilizzo del nostro programma Gestionale OPEN/MAKE.

COME FARE PER …

. GENERARE UNA FATTURA IMMEDIATA / BROGLIACCIO / BAM e FATTURA / SOLO FATTURA / SOLO BAM / DDT e FATTURA / SOLO DDT / MODELLO / SOLO RICEVUTA / SOLO SCONTRINO
 
. FARE UNA STAMPA PER ESEGUIRE UN INVENTARIO
 
. ELIMINARE FATTURE DI VENDITA ERRATE
 
. RI-NUMERARE LE FATTURE DI VENDITA
 
. CONSULTARE IL MAGAZZINO
 
. CONSULTARE IL TOTALE IN EURO DEL FATTURATO
 
. CAMBIARE I PREZZI SUI LISTINI
 
. DISATTIVARE o RIATTIVARE DEI PRODOTTI
 
. CARICARE BAM/DDT DI ACQUISTO (carico merce arrivata da un Fornitore)
 
. AGGIORNARE IL PROGRAMMA OPEN/MAKE
 
. ESEGUIRE UN “INVENTARIO SEMPLICE”
 
. RETTIFICARE LE GIACENZE DEI PRODOTTI A MAGAZZINO
 
. IMPORTARE I PREZZI DEGLI ARTICOLI DELL’ANNO PRECEDENTE NEGLI ARTICOLI INVENTARIATI NEL NUOVO ANNO
 
. PER CREARE UN NUOVO ANNO DELLA NOSTRA ATTIVITA’
CONSULTARE IL PARTITARIO DI UN PRODOTTO

. PER ESEGUIRE UNA RICOSTRUZIONE DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO

. PER ASSEGNARE PIU’ DESTINAZIONI DI SPEDIZIONE AD UN CLIENTE

. AVVIARE UNA NOTIFICA AUTOMATICA PER UNA MANCANZA DI PRODOTTI 
…e molto altro

VIDEO TUTORIAL PER L’UTILIZZO DI OPEN/MAKE

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…GENERARE UNA FATTURA IMMEDIATA / BROGLIACCIO / BAM e FATTURA / SOLO FATTURA / SOLO BAM / DDT e FATTURA / SOLO DDT / MODELLO / SOLO RICEVUTA / SOLO SCONTRINO

(Questa procedura, nello specifico è per la FATTURA IMMEDIATA)

Vendite > Documenti di Vendita > Fatture Immediate

Nella prima voce in alto a sinistra “Documenti da Emettere” seleziona:  “2- Solo Fattura”, poi imposta la data.

Nella voce “Sezione”, si selezionerà l’IVA.

Inserisci il Cliente, cerca il cliente cliccando sulla lente di ingrandimento, poi inserisci la destinazione tra quelle presenti (pre-caricate) oppure inserisci Destinazione Libera.

Nella sezione “Dati Contabili/Commerciali”, alla voce “Pagamento” seleziona il tipo di pagamento.

QUESTI SOPRA ERANO I DATI INDISPENSABILI. TUTTO IL RESTO E’ EXTRA.

Passiamo ora alla scheda (le schede le trovi elencate sul lato sinistro) “Dettaglio Righe”.

Qui si devono inserire i prodotti acquistati di cui emettere fattura.

Scrivi il Nome Articolo o ricercalo in un elenco cliccando sulla lente di ingrandimento. (Se lo ricerchi, seleziona il metodo di ricerca più idoneo e Avvia la ricerca. Spunta l’articolo e conferma.)

Una volta inserito l’articolo, nella voce “Quantità”, segna il numero di pezzi, e spunta SE SERVE, IVA inclusa.

Completato l’inserimento di questi dati per questo singolo prodotto, clicca su “OK”, e procedi, se serve, all’aggiunta di tutti i prodotti da fatturare.

NOTA: Se il prodotto deve essere un omaggio, sconto merce o altro, può essere specificato (una volta dentro il prodotto) dalla voce “Tipo Rigo”, situato appena sopra la voce “Articolo” (puoi anche specificare se il prodotto è in giacenza o meno).

Passiamo ora alla scheda “Dati Piede”.

Qui si devono inserire i dati di Trasporto, Destinazione ed eventuali Sconti.

Una volta modificata o controllata anche questa voce, procedi con il “Salva” o “Salva e Stampa”.

Seleziona la stampante (anche in PDF), e se vuoi, una Stampa a Video.

(“Salva”, permetterà una possibile modifica futura; “Salva e Stampa” invece FINALIZZERA’ l’operazione.)

NOTA: Nella scheda “Totali Documento”, “Conai/Raee”, “Indirizzi Documento”, “Dati Fattura Elettronica”, ecc. puoi controllare altre funzioni EXTRA.

Una volta stampata la fattura, l’operazione è completata.

CON LA STESSA PROCEDURA PUOI CREARE:

BROGLIACCIO, BAM e FATTURA, SOLO FATTURA, SOLO BAM, DDT e FATTURA, SOLO DDT, MODELLO, SOLO RICEVUTA/SCONTRINO.


…FARE UNA STAMPA PER ESEGUIRE UN INVENTARIO

Magazzino > Tabelle base > Liste Articoli

Una volta aperta la finestra, nella sezione “Tipo di Stampa”, puoi selezionare la soluzione di stampa più idonea. Nel caso di un INVENTARIO, seleziona: “Stampa Inventario Articoli”, nella sezione “Selezione Articoli” spunta la voce “Tutti” (o altre voci se occorre altro).

Alla voce “Ordinato per…” personalizza il layout, e procedi cliccando sul tasto “Dati in Stampa” per selezionare COSA vedere nella stampa con la quale procedere al controllo inventario.

Conferma quindi cliccando su “OK” e procedi con la “Stampa”.

Seleziona la stampante (anche in PDF), e se vuoi, una Stampa a Video.

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…ELIMINARE FATTURE DI VENDITA ERRATE

Vendite > Documenti di Vendita > Manutenzione Fatture

In alto a sinistra seleziona la voce “Archivio” > Manutenzione, ora imposta la data per effettuare una ricerca mirata e avvia la ricerca cliccando sul “tasto PLAY”.

Seleziona ora LA o LE fatture che hai deciso di ELIMINARE.

Spuntando la voce “Eliminazione Controllata”, eliminerai la fattura MA ne conserverai il brogliaccio.

Spuntando la voce “Eliminazione Diretta”, eliminerai la fattura e NON ne conserverai il brogliaccio.

NOTA: Conservare il brogliaccio può essere utile per una emissione futura.

Conferma con “OK” per completare l’operazione.

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…RI-NUMERARE LE FATTURE DI VENDITA

Utilità > Altre Funzioni… > Accesso Progress./Saldi

Nella finestra che si apre, clicca su “Progressivi Ditta…” e poi sul tasto “Num. Doc. Vendita”.

Nell’elenco che si apre, potrai modificare la numerazione della fattura.

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…CONSULTARE IL MAGAZZINO

Magazzino > Gestione Movimenti… > Partitari di Magazzino

(Se hai a disposizione più aziende seleziona l’azienda)

Seleziona il Deposito, l’Articolo e le Date. Nella finestra che si apre, se occorre, sul lato, spunta Giacenza, Prezzo e ciò che serve.

Conferma, inserisci la data (da data a data) e quindi clicca su Avvio.

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…CONSULTARE IL TOTALE IN EURO DEL FATTURATO

(>> questa funzione è supplementare <<)

Vendite > Statistiche Analisi Dati > Statistiche di Vendita/Acquisto

Clicca OK sull’avviso che compare. Inizierà a calcolare.

Nella finestra che comparirà al termine, spunta la voce “Aggiorna Statistiche”, inserisci la data (da data a data) e le righe da considerare. Seleziona ora i criteri di ricerca, poi Conferma cliccando su “Anteprima” o “Stampa”.

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…CAMBIARE I PREZZI SUI LISTINI

Vendite > Tabelle di Base > Listini di Vendita

Una volta aperta la finestra, apparirà l’elenco dei listini di vendita. Seleziona il listino del quale bisogna aggiornare i prezzi e clicca su “Modifica”, poi su Prezzi.

Si aprirà quindi una seconda finestra con l’elenco completo dei prodotti inseriti in quella lista.

Per ogni articolo di cui modificare il prezzo, inserisci il nuovo valore nella colonna “Prezzo”. I nuovi dati inseriti e tutte le modifiche apportate su quella griglia verranno IMMEDIATAMENTE SALVATE.

Al completamento esci dalla finestra cliccando su   X   per tornare alla finestra dei listini, clicca ora “Archivio” e quindi “Salva”. Se serve, procedi con lo stesso metodo per modificare i prezzi di altri listini.

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…DISATTIVARE o RIATTIVARE DEI PRODOTTI

(Restano visibili, ma in rosso, quindi non gestibili se prima non vengono ri-attivati)

Magazzino > Tabelle di base > Articoli

Nella finestra che si apre, si potrà inserire il nome dell’articolo interessato, o cercarlo con la lente di ingrandimento per poi aprirlo a video.

Una volta aperta la schermata della gestione del singolo articolo, per disattivarlo/riattivarlo, basterà cliccare sul tasto “Archivio” in alto a sinistra e poi cliccare su Disattiva o Riattiva a seconda della funzione interessata.

Un articolo Disattivato verrà visualizzato poi nell’elenco articoli evidenziato in rosso.

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…CARICARE BAM/DDT DI ACQUISTO    (carico merce arrivata da un Fornitore)

>> BAM : Bolla Accompagnamento Merci      –      DDT:  Documento di Trasporto <<

Acquisti > BAM/DDT Acquisto… > BAM/DDT da Fornitore

Per caricare una bolla d’acquisto materiale da un fornitore esterno, alla voce “Documenti da Ricevere” selezionare “DDT e Fattura”, inserisci il numero della bolla e inserisci la data.

Inserisci ora il Nome del Fornitore (o ricercalo) nel relativo campo “Fornitore” e completa i “Dati Contabili/Commerciali” in base ai parametri della tua azienda (Causale Contabile / Codice IVA / Pagamento / Banca / ecc.).

Nella voce “Dati Magazzino” ci saranno da compilare i campi “Causale Magazzino” e “Deposito”.

[Questi dati sono normalmente già proposti perché inseriti alla data di creazione di quel fornitore]

Passiamo ora alla scheda “Dettaglio Righe”. Qui verranno inseriti uno ad uno i prodotti da caricare.

Alla voce “Tipo di rigo” seleziona “1-Articolo di Magazzino” o “3-Articolo non memorizzato”, o una delle altre scelte, a seconda della necessità. Passa poi ad indicare tutti i dettagli del prodotto caricato (prezzo / IVA / quantità / sconti / ecc.) e al termine, conferma con “OK”.

Procedi al caricamento di tutti i prodotti presenti sulla bolla con lo stesso metodo.

( NOTA: IN ALTERNATIVA, se si ha la bolla in file Excel, si può anche cliccare il tasto IMPORTA, selezionare il file interessato e la bolla verrà caricata in autonomia.)

Passiamo ora alla scheda “Dati Piede”, dove potremo inserire, se necessario, i dati di trasporto / imballo e altre spese.

Una volta inseriti anche questi dati, puoi procedere al “Salva”.

NOTA: Nella scheda “Totali Documento”, “Conai/Raee”, “Indirizzi Documento”, “Dati Fattura Elettronica”, ecc. puoi controllare altre funzioni EXTRA.

Una volta stampata la fattura, l’operazione è completata.

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…AGGIORNARE IL PROGRAMMA

Apri il programma > Clicca su INFO (la finestrella piccola che compare in alto a destra).

Dall’elenco che compare, clicca su “Verifica Aggiornamenti”.

Conferma la richiesta di consenso per apportare modifiche all’App.

Si aprirà quindi una finestra “Aggiornamento Applicativi”, conferma con OK.

Alla richiesta di proseguire, conferma con Sì e consenti ActiveX e Plug-in.

Esegui l’aggiornamento.

NOTA: Tutte le postazioni di lavoro, ad eccezione di quella dove si esegue l’aggiornamento, DEVONO ESSERE CHIUSE. Al termine dell’aggiornamento, si potranno ri-attivare ed eseguiranno l’aggiornamento in autonomia.

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…ESEGUIRE UN “INVENTARIO SEMPLICE”

Magazzino > Gestione Fiscale… > Valorizzazioni Magazzino

Seleziona l’anno da cui importare i dati nel campo “Valorizzazione Dell’esercizio”

Ora nel campo “Seleziona tipo di Valorizzazione” seleziona la causale 4-Ultimo Costo e quindi clicca su Stampa.

Avrai ora la visualizzazione di tutto l’elenco prodotti e le relative quantità che DOVRESTI avere a magazzino.

Procedi ora a CONTATRE la giacenza REALE dei tuoi prodotti così da poterne correggere le quantità in un secondo momento.

Fatte queste operazioni, e quindi aver eseguito i controlli, nella stessa schermata di cui sopra, nel campo “Ufficializzazione Valorizzazione” metti una flag alla voce “Generazione movimenti di rimanenza iniziale” e inserisci la data 01/01/anno con la causale 20-Esistenza Iniziale.

Fatto ciò, potrai procedere nuovamente alla stampa. Ora la procedura di stampa non si limiterà a stampare ma anche a importare le quantità presenti nell’anno precedente.

Se le quantità sono tutte corrette, la procedura termina qui.

Se invece le quantità NON sono corrette allora prosegui….

 


…RETTIFICARE LE GIACENZE DEI PRODOTTI A MAGAZZINO

Magazzino > Gestione Movimenti > Movimenti di Magazzino

Seleziona la data di registrazione del movimento: 01/01/anno

La causale di Magazzino da selezionare è: RET (Rettifica)

A questo punto comparirà una parte di modifiche ulteriori al modulo.

Seleziona e poi clicca “Singoli Articoli”.

Seleziona/Aggiungi >>   ora l’articolo o gli articoli di cui modificare le quantità e clicca OK per confermare l’elenco prodotti.

Tornati nella schermata precedente, clicca sulla voce “Caricamento Inventario”.

Grazie a questo comparirà una nuova finestra con l’elenco degli articoli che abbiamo precedentemente selezionato e dei quali potrò rettificare le quantità con quelle REALI.

Nella casella Qta (Quantità), scrivi la quantità corretta TOTALE rilevata da inventario per ogni singolo prodotto in elenco.

Al termine Salva.

 


…IMPORTARE I PREZZI DEGLI ARTICOLI DELL’ANNO PRECEDENTE NEGLI ARTICOLI INVENTARIATI NEL NUOVO ANNO

Dati di Base > Aziende > Archivio > Duplica Saldi di Magazzino

Seleziona l’anno precedente (Sorgente) dal quale prendere i prezzi e l’anno in corso (Destinazione).

Seleziona la voce “Tutti gli articoli” e spunta “Costo Standard”.

Ora clicca su “Avvio Riporto” per completare l’operazione.

Fine.

 


…CREARE UN NUOVO ANNO DELLA NOSTRA ATTIVITA’

Dati Base > Aziende > Archivio > Crea Nuovo Esercizio

Verifica se selezionare “Riporta i saldi di magazzino nel nuovo esercizio”

Premi OK.

SE viene proposta la maschera “Riporto Saldi di Magazzino (DyDupMag)” seleziona i progressivi da riportare e premi “Avvio Riporto”.

Al termine di questa operazione potrai utilizzare l’esercizio del nuovo anno.

 


…RICEVERE COMUNICAZIONI RIGUARDO LA DISPONIBILITA’ DI UN PRODOTTO A MAGAZZINO

Quando si presenta la necessità di controllare le giacenze di magazzino, e la possibilità o meno di evadere un prodotto nell’emissione di una bolla o di una fattura, allora sarebbe bene attivare questa funzione per evitare di vendere merce che realmente non abbiamo a disposizione.

Magazzino > Tabelle di base > Articoli

Una volta aperta la scheda per la gestione dell’articolo/degli articoli, clicco sulla voce “Strumenti” posta nella parte superiore.

Strumenti > Modifiche Veloci > Modifica Controllo Giacenza Negativa

In questa nuova finestrella che si aprirà seleziona “Tutti”, poi, nel campo “Valore da Sostituire” si mette l’attuale: “– Nessun Controllo“, 

mentre nel campo sottostante, “Nuovo Valore” si metterà: “A- Solo Avviso”   oppure  “B-Controllo Bloccante”    a discrezione del cliente.

Cliccando ora su “Avvio Modifica”, i campi si riempiranno automaticamente per tutti i prodotti di magazzino.

 


…CONSULTARE IL PARTITARIO DI UN PRODOTTO

Magazzino > Tabelle di Base… > Articoli

Cliccando ora il simbolo del binocolo nella bassa felle funzioni in alto, mi si aprirà una nuova finestra.

Si tratta di un modulo per la ricerca degli articoli. Inserisco quindi una parte della Descrizione o il Codice Articolo (se lo conosco), all’occorrenza seleziono il deposito di origine e il listino di cui fa parte e clicco Avvio.

La ricerca, se a buon fine, presenterà l’articolo specifico ricercato o un elenco di articoli che assolvono i parametri di ricerca.

Seleziono l’articolo interessato e clicco OK.

A questo punto mi si ripresenterà la finestra precedente con il mio articolo e tutti i sui dettagli.

Se nella barra superiore clicco la voce “Vedi Anche”, la tendina che si apre mi proporrà, tra le voci, Partitari di Magazzino. Nella nuova finestra che si aprirà potrò consultare le movimentazioni del prodotto.

 


…ASSEGNARE PIU’ DESTINAZIONI DI SPEDIZIONE AD UN CLIENTE

Può capitare che un cliente abbia una sede con un indirizzo di fatturazione, e una destinazione differente dall’indirizzo di fatturazione. Per poter quindi fatturare al cliente e consegnare altrove, dobbiamo inserire tutte le destinazioni necessarie, registrandole sotto il cliente e poi emettere la nostra fattura selezionando la destinazione interessata. Ecco come impostare questa operazione:

Vendite > Tabelle di Base… > Clienti e Contatti

Una volta aperta la finestra per la creazione o consultazione del cliente, posso generarne uno nuovo o richiamarne uno esistente. Una volta richiamato il codice cliente e aperta la sua scheda, potrò cliccare sulla voce “Pannelli” che apparirà nella barra in alto (se non seleziono un cliente, questa voce apparirà in grigio, e quindi NON sarà cliccabile).

Pannelli > Nominativo

La seconda finestra che si aprirà, conterrà già i dati del cliente. NON DEVO MODIFICARE QUESTI DATI, bensì, dovrò cliccare il comando Archivio > Aggiungi.

Un messaggio automatico mi proporrà il messaggio “Aggiungi: vuoi mantenere i dati a video per il nuovo inserimento?” Per comodità diciamo “Sì”, così andremo solo a modificare i dati che andranno a variare, lasciando invariati gli altri dati. PRIMA DI SALVARE LE MODIFICHE e quindi finalizzare l’operazione, dovremo segnarci o ricordarci il CODICE ANAGRAFICO della nuova registrazione. A questo punto potremo salvare.

Nel salvataggio ci verrà proposto “Si vuole variare il codice anagrafico abbinato?”, risponderemo NO.

A questo punto, dalla scheda cliente precedentemente aperta, clicchiamo nuovamente

Pannelli > Dati Commerciali

e andremo ad aprire la scheda Trasporto/Fatt.(3). In questa scheda mettiamo la flag nel quadratino posto di fianco alla voce “Gestione di Diverse Destinazioni Merci” e clicchiamo poi su “Destinazioni…” che comparirà quindi cliccabile.

Nella nuova videata che comparirà, cliccando su “Aggiungi…” avrò la possibilità di richiamare il “Codice Anagrafico” appena inserito e quindi Salva.

Chiudi le finestre aperte fino ad ora e alla richiesta di salvare i cambiamenti eseguiti, conferma.

Adesso, quando andrai a generare un nuovo Brogliaccio/Fattura/Bolla/DDT/ecc. potrai selezionare un indirizzo di fatturazione e un indirizzo di consegna/spedizione tra quelli inseriti.


AVVIARE UNA NOTIFICA AUTOMATICA PER UNA MANCANZA DI PRODOTTI

Apri l’Anagrafica Articoli.

Nella barra in alto, clicco su Strumenti poi su Modifiche e quindi Modifiche Veloci. Ora clicca Modifica Controllo Giacenza Negativa.

Nella nuova finestrella aperta, seleziono Tutti, poi nel campo Valore da Sostituire, seleziono *-Tutti, mentre nella riga sottostante, nel campo Nuovo Valore, seleziono A-Solo Avviso.

Ora clicco su Avvio Modifica.

Il programma si adeguerà a queste condizioni.

(Nota: NON consiglio di scegliere B-Controllo Bloccante per evitare di bloccare l’operazione, il prodotto magari risulta facilmente riordinabile…)

Così impostato, quando metterò in bolla/fattura un prodotto per il quale non ho quantità necessaria, o pari a zero, il programma mi avviserà del prodotto mancante.

 


…PER…facci sapere quali altre operazioni possono esserti di aiuto.

 


…e di seguito i VIDEO TUTORIAL di OPEN MANAGER:

. DEFINIZIONE AMBIENTE CONTABILE

– Creazione Ditta ed Esercizi contabili

– Piano dei conti: inserimenti/modifiche/stampe

– Anagrafiche Clienti

– Anagrafiche Fornitori

– Tabelle base: Causali Contabili, Aliquote Iva e Categorie Bene

. PRIMA NOTA ORDINARIA

– Fatture Attive/Passive Generiche – Operazioni Prima nota (non fattura)

– Incassi e Pagamenti da Prima nota

– Corrispettivi Mensili e Giornalieri & Fatture Speciali

– Ratei & Risconti

– Iva per Cassa: registrazioni contabili e stampe

– Fatture Reverse Charge

– Beni Usati: Analitico – Globale -Forfettario

– Black List: registrazioni contabili e stampe

– Chiusure/Riaperture dei conti

– Movimenti in valuta

– Filiali multi punto

– Gestione conti a Partite

. INCASSI/PAGAMENTI DA SALDACONTO

– Tabella Condizioni di Pagamento – Scadenze – Operatività Incassi & Pagamenti

– Bonifici Fornitori e Telematico

– Estratto conto – Scadenzario – Partitario e Gestione Partite Aperte

– Riconciliazione Bancaria – CBI

. RITENUTE D’ACCONTO

– Fatture/Prestazioni Occasionali da Prima nota – Pagamento da Prima nota e Saldaconto – Versamento

– F24 – CU  e generazione Telematico

. GESTIONE INTRASTAT

– Fatture Attive/Passive da Prima nota – Dati Intra – Stampe  e generazione Telematico

. CENTRI DI COSTO

– Creazione Piano dei Conti – Ripartizioni %

– Prima nota Generale – Prima nota CDC – Stampe

. GESTIONE CESPITI

– Creazione Gruppi Merceologici – Inserimento Cespiti da Prima nota e da Anagrafica Cespiti

– Calcolo Ammortamenti e Scritture automatiche in Prima nota

– Operazioni cespiti: Alienazioni/Dismissioni/Incrementi e Scritture automatiche in Prima nota

– Gestione Maxi Cespite

– Stampa Libro Cespiti – Altre stampe

. BILANCIO CEE

– Collegamenti con Piano dei conti – Generazione e stampa Bilancio Cee

. GESTIONE SOLLECITI

– Iter- Stati sollecito – Lettere sollecito e Stampe

. PRIMA NOTA SEMPLIFICATA

– Semplificata Base – Registrazione Prima nota e Stampe Fiscali

– Semplificata Avanzata  – Registrazione Prima nota e Stampe Fiscali

. ORDINI – BOLLE – FATTURE – MAGAZZINO

– Anagrafica Articoli

– Listini e Sconti

– Segmentazione Articoli

– Agenti e Provvigioni

– Serial Number e Lotti

– Distinta Base

– Ordini Clienti

– Tipi documento Ordini Clienti

– Bolle DDT Clienti

– Tipi documento DDT Clienti

– Gestione Contributi Conai – Raee

– Fatture Clienti

– Tipi documento Fatture Clienti

– Gestione Effetti

– Navigatore documenti

– Ordine Conto lavoro Clienti

– Layout Stampa

– Prima nota magazzino

– Valorizzazione magazzino e stampe

– Causali Magazzino

– Fatturazione elettronica clienti (FEPA)

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Ti serve qualche funzione in particolare? Contattaci.