Fatturazione elettronica alle P. A. - La conservazione sostitutiva

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La normativa di riferimento

L'obbligatorietà della fatturazione elettronica (o Fatture PA) nei rapporti con le Amministrazioni statali e gli enti pubblici nazionali implica l'obbligo di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture emesse in formato elettronico.

La conservazione sostitutiva, in breve, si può definire come un procedimento previsto dalla normativa che permette di archiviare digitalmente dei documenti in formato elettronico (nel caso di Fatture PA il formato XML) in grado di garantirne la loro validità legale nel tempo (delibera CNIPA 11/2004).

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici permettendo quindi di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è notevole se si pensa che per legge talune documentazioni devono essere conservate per più anni.

Il documento informatico per essere conservato digitalmente deve essere firmato con la “Firma digitale” in modo che così il suo contenuto viene reso immodificabile ed attraverso la “marca temporale” datato in modo “certo”.

Con l’obbligo di emettere fatture elettroniche nei confronti della PA il fornitore è obbligato anche alla conservazione sostitutiva delle stesse.


Il fornitore può comunque decidere di limitare l’obbligo della “conservazione sostitutiva” alle sole fatture PA, mantenendo la conservazione cartacea (o analogica) per tutte le altre. Nel caso volesse adottare questa soluzione deve però fare attenzione a:

  1. Annotare le Fatture PA in un apposito registro sezionale;
  2. numerarle progressivamente con una distinta serie numerica, in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta.